Raport poniedziałkowy, który składa się sam: anatomia od źródła do skrzynki

Punkt wyjścia

Przykład, na którym będę pracował (przykładowy, nie z konkretnej firmy): kierownik sprzedaży w poniedziałek rano otwiera CRM, eksportuje szanse z ostatniego tygodnia, otwiera arkusz z planem, drugi arkusz z leadami z kampanii, składa z tego tabelę, pisze pięć zdań komentarza i wysyła do zarządu. Trzy godziny, co tydzień, zawsze wtedy, gdy ma najwięcej innych rzeczy do zrobienia.

Ten raport da się złożyć automatycznie. Nie dlatego, że AI jest mądre, tylko dlatego, że raport ma stałą strukturę. AI robi w nim jedną rzecz: pisze komentarz.

1. Źródła

Spisujemy, skąd bierze się każda liczba: który obiekt w CRM, który filtr, który arkusz, która zakładka. To ćwiczenie samo w sobie bywa odkrywcze, bo często okazuje się, że dwa arkusze liczą to samo inaczej. Ustalamy, który jest „prawdą”, a drugi przestaje być źródłem.

Źródła muszą być dostępne maszynowo: CRM przez API, arkusze przez API Google albo Microsoft, baza danych przez połączenie SQL. Plik wysyłany mailem przez kogoś w piątek nie jest źródłem, jest kolejnym zadaniem ręcznym.

2. Konto tylko do odczytu

Raport nie działa na koncie kierownika ani administratora. Dostaje osobne konto w każdym źródle, z dostępem tylko do odczytu i tylko do obiektów i pól, których potrzebuje. W CRM to osobny użytkownik z własnym zestawem uprawnień. W bazie danych to użytkownik z prawem SELECT do konkretnych widoków, nie do tabel. W arkuszu to udostępnienie „może wyświetlać”.

Powód jest prosty: skrypt, który może tylko czytać, nie zrobi szkody, nawet jeśli ktoś go źle zmieni albo ktoś niepowołany zdobędzie jego dane dostępowe. Więcej w tekście o koncie tylko do odczytu.

3. Zapytanie

Liczby liczy zapytanie: raport w CRM, zapytanie SQL, formuła w arkuszu. Nie model językowy. Model jest dobry w pisaniu i słaby w arytmetyce, a raport dla zarządu nie jest miejscem na testowanie tego, czy tym razem policzy dobrze.

Zapytanie zwraca tabelę: ten tydzień, poprzedni tydzień, plan, różnice. Tę tabelę widać w raporcie w całości, pod komentarzem. Każdy może ją sprawdzić.

4. Komentarz AI i jego zasady

Model dostaje tabelę i instrukcję. Instrukcja jest konkretna i spisana, bo będzie się ją poprawiać:

• Pisz tylko o liczbach, które są w tabeli. Nie wprowadzaj innych.
• Wskaż trzy największe zmiany wobec poprzedniego tygodnia i wobec planu.
• Nie wymyślaj przyczyn. Jeśli dane nie mówią, dlaczego coś spadło, napisz, że nie mówią.
• Długość: pięć zdań. Styl: jak w trzech załączonych raportach z przeszłości.
• Jeśli tabela jest pusta albo ma mniej wierszy niż zwykle, nie pisz komentarza. Napisz, że coś jest nie tak ze źródłem.

Te zasady ustalamy na prototypie, porównując komentarz AI z komentarzem, który napisałby kierownik. Zwykle po trzech, czterech poprawkach instrukcji różnica przestaje mieć znaczenie.

5. Weryfikacja

Zanim raport wyjdzie, drugi krok sprawdza komentarz: każda liczba z tekstu musi występować w tabeli, każda nazwa (produkt, region, handlowiec) musi być w danych. Jeśli nie, raport nie wychodzi, a do osoby odpowiedzialnej idzie ostrzeżenie z treścią komentarza i tabelą. To prosty krok, który załatwia większość obaw o „zmyślanie”.

6. Dostarczenie

Mail do listy odbiorców, wiadomość na kanale zespołu, PDF w folderze na Dysku, wiersz w arkuszu z historią. O stałej godzinie. Temat maila zawiera datę i jedną liczbę, żeby było widać w skrzynce, czy warto otworzyć.

7. Co się psuje

Co się stało	Objaw	Zabezpieczenie
Ktoś zmienił nazwę pola w CRM	Zapytanie zwraca błąd albo pustą kolumnę	Alert zamiast raportu; raport nie wychodzi z zerami
Arkusz przeniesiony albo zmieniona zakładka	Brak danych z jednego źródła	Sprawdzenie liczby wierszy wobec poprzednich tygodni
Wygasł token dostępu	Skrypt nie może się zalogować	Alert; data ważności tokenu w kalendarzu opiekuna
Dostawca zmienił model	Komentarz zmienia styl albo długość	Wersja modelu przypięta; zmiana świadoma, z testem
Tydzień świąteczny	Liczby dużo niższe, komentarz „alarmuje”	Kalendarz dni wolnych w instrukcji dla modelu

8. Kto patrzy

Automatyczny raport nie oznacza, że nikt go nie pilnuje. Oznacza, że pilnowanie zajmuje kwadrans w miesiącu zamiast trzech godzin w tygodniu. Opiekun przegląda dziennik uruchomień, listę alertów i czyta kilka komentarzy z rzędu, żeby sprawdzić, czy dalej mają sens. Przez pierwszy miesiąc robi to też kierownik, który raport składał ręcznie, bo on najszybciej zauważy, że coś jest nie tak.

Jeśli u Was ktoś składa taki raport co tydzień, tak wygląda wdrożenie raportów cyklicznych: od rozmowy i przykładu raportu do miesiąca obserwacji.