Poczta i dokumenty firmy z pomocą AI
Skrzynka, w której większość maili dotyczy tych samych spraw, i pracownicy, którzy w kółko pytają o te same procedury. AI sortuje, streszcza i przygotowuje szkice. Odpowiedzi wskazują źródło. Wysyłkę zatwierdza człowiek.
Co wdrażam
Sortowanie maili
Kategoria, pilność, przypisanie do osoby. Reklamacja do obsługi, zapytanie o ofertę do handlowca, faktura do księgowości. Reguły ustalacie Wy.
Streszczenia wątków
Długi wątek z klientem w pięciu zdaniach: o co chodzi, co ustalono, co czeka na decyzję. W skrzynce albo przy rekordzie w CRM.
Szkice odpowiedzi
Odpowiedź w stylu firmy, z danymi z CRM albo z dokumentu. Człowiek czyta, poprawia, wysyła. AI nie wysyła sama.
Asystent od dokumentów
Procedury, cenniki, regulaminy, umowy. Pytanie zwykłym językiem, odpowiedź z odnośnikiem do akapitu. Gdy nie ma odpowiedzi w dokumentach, asystent mówi „nie wiem”.
Dla pracowników albo dla klientów
Wewnętrzny asystent od procedur i umów albo zewnętrzny od oferty i regulaminów. Różne źródła, różne konta, różne zasady.
Outlook i Gmail
Microsoft 365 Copilot albo Gemini, gdy za nie płacicie i wystarczają. Własna integracja przez API, gdy potrzebna jest logika, której gotowe narzędzie nie ma.
Dane osobowe
Maskowanie danych przed wysłaniem do modelu, konto firmowe u dostawcy z wyłączonym trenowaniem, dane zostają w Waszej skrzynce i na Waszym dysku.
Dziennik
Co AI dostało, co zaproponowało, kto zatwierdził i co zmienił. Do przeglądu raz w miesiącu i do wyjaśnienia każdej pomyłki.
Jak to przebiega
Rozmowa i tydzień skrzynki
Jakie maile przychodzą, ile, kto odpowiada, ile to zajmuje. Patrzymy na prawdziwy tydzień, nie na wyobrażenie.
Kategorie i źródła
Lista kategorii maili i lista dokumentów, z których asystent ma odpowiadać. Odrzucamy nieaktualne.
Prototyp na archiwum
AI sortuje i pisze szkice do maili z ostatniego miesiąca. Porównujecie z tym, co naprawdę wysłaliście. Liczymy zgodność.
Uruchomienie z zatwierdzaniem
Każdy szkic zatwierdza człowiek. Każda odpowiedź asystenta ma źródło. Miesiąc obserwacji.
Opieka
Nowe kategorie, nowe dokumenty, przegląd dziennika, poprawki stylu. Raz w miesiącu albo gdy coś się zmieni.
Skąd asystent bierze odpowiedzi
Asystent, który nie zna odpowiedzi, mówi „nie wiem” i wskazuje, kogo zapytać. To lepsze niż pewna siebie odpowiedź z niczego.
Asystent od dokumentów nie „wie” nic sam z siebie. Dostaje pytanie, wyszukuje fragmenty we wskazanych dokumentach i odpowiada na ich podstawie, podając źródło: nazwę dokumentu i akapit. Jeśli fragmentów nie ma, ma powiedzieć, że nie ma, a nie dopowiadać z ogólnej wiedzy. To ustawienie, które sprawdzam na prototypie pytaniami, na które w dokumentach odpowiedzi nie ma.
Największa praca jest zwykle po Waszej stronie: wskazać, które dokumenty są aktualne. Asystent, który cytuje cennik sprzed dwóch lat, robi to z pełnym przekonaniem. Dlatego lista źródeł ma właściciela i datę przeglądu.
Pytania o pocztę i dokumenty
Czy AI będzie wysyłać maile do klientów sama?
Na początku nie. Każdy szkic zatwierdza człowiek. Po miesiącu, dla wąskich kategorii z wysoką zgodnością (np. potwierdzenie terminu), możemy przejść na zatwierdzanie wyjątków. Decyzja jest Wasza i da się ją cofnąć.
Mamy Microsoft 365 Copilot. Czy to nie wystarczy?
Często wystarczy do streszczeń i szkiców w Outlooku i wtedy zaczynam od niego. Nie wystarczy, gdy odpowiedź ma brać dane z CRM, trzymać się konkretnych dokumentów albo trafiać do kolejki zatwierdzania. Sprawdzam to na pierwszej rozmowie.
Co z danymi osobowymi w mailach?
Dane osobowe maskuję przed wysłaniem do modelu albo zostawiam w Waszych systemach i wysyłam tylko to, co potrzebne do odpowiedzi. Używam kont firmowych u dostawców, z wyłączonym trenowaniem. Zasady opisuję w tekście czego nie wklejać do AI.
Nasze procedury są nieaktualne albo ich nie ma.
Wtedy asystent jest pretekstem, żeby je spisać. Zaczynamy od dziesięciu pytań, które zadaje się najczęściej, i spisujemy odpowiedzi. To zwykle dzień pracy po Waszej stronie i największa wartość całego wdrożenia.
Czy ten sam asystent może odpowiadać klientom na stronie?
Mechanizm jest podobny, ale źródła, konto i zasady są inne. Opisuję to osobno na stronie o czacie na stronie.
Jest u Was zadanie, które ktoś co tydzień robi ręcznie? Opiszcie je w jednym zdaniu.
Odpowiadam w ciągu jednego dnia roboczego. Pierwsza rozmowa jest bez zobowiązań.
Opisz, co chcecie zautomatyzować
Jedno zdanie o zadaniu wystarczy na początek. Nie musicie znać nazw narzędzi. Odpowiem w ciągu jednego dnia roboczego.